ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО НЕДРОПОЛЬЗОВАНИЮ
БИРОБИДЖАНСКИЙ ФИЛИАЛ
ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
«ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ФОНД ГЕОЛОГИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
ПО ДАЛЬНЕВОСТОЧНОМУ ФЕДЕРАЛЬНОМУ ОКРУГУ»

Главная
Структура учреждения
Общие сведения
Информационные ресурсы
Состояние
минерально-сырьевой базы
Инвестиционные предложения
Изученность
Лицензирование,
конкурсы и аукционы
Справки, регламенты
О геологах ЕАО
в период войны 1941-1945 г
Обратная связь
Платные услуги

 

  

Регламент
представления в ФГУ "ТФИ по Дальневосточному федеральному округу" информационных данных на машинных носителях записи (МНЗ)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Методическими рекомендациями по учету, хранению и передаче фондовой информации на машинных носителях (Росгеолфонд, 1997г.) с целью обеспечения взаимодействия между ФГУ «ТФИ по Дальневосточному федеральному округу» (в дальнейшем «ТФИ») и организациями-производителями и поставщиками информации.

1.2. В соответствии с Законом РФ «О недрах» все организации, предприятия и граждане, получившие геологическую или иную информацию о недрах за счет государственных или собственных средств, представляют эту информацию по установленной форме в «ТГФ» (территориальный геологический фонд), ныне – «ТФИ» (территориальный фонд информации), и определяют в соответствии с Законодательством РФ условия ее использования, в том числе в коммерческих целях.

1.3. Представление в «ТФИ» отчетов о результатах геологического изучения и использования недр на машинных носителях (МН) допускается только совместно с экземпляром этого отчета на бумажном носителе, оформленным в соответствии с требованием действующих стандартов, инструктивно-методических документов Архивной Службы России и Министерства природных ресурсов РФ.

1.4. К машинным носителям относятся:

·      магнитные ленты;

·      жесткие магнитные диски;

·      гибкие магнитные диски (дискеты);

·      оптические диски;

·      магнитооптические диски.

1.5. Все вышеперечисленные виды машинных носителей (кроме магнитных лент[1]) могут использоваться для хранения и передачи фондовой геологической информации. Выбор того или иного типа носителя зависит от вида и объема передаваемой информации, а также технического оснащения конкретной организации, занимающейся производством или сбором геологической информации.

1.6. Цифровые версии текстовых и графических документов, передаваемых в «ТФИ» на МНЗ должны исполняться в форматах современных программных средств: MS Office, CorelDraw, GeoDraw/GeoGraph, ArcView, MapInfo и др.

1.7. В случаях, если при составлении документов использовались шрифты или библиотеки условных знаков (для графических приложений, иллюстраций), отсутствующие в стандартном наборе операционной системы Windows, на эти факты должны быть соответствующие указания и файлы таких шрифтов или библиотек условных знаков должны представляться на МНЗ вместе со всеми материалами.

1.8. При формировании и передаче на МНЗ документов относящихся к базам данных:

- государственного кадастра месторождений и проявлений полезных ископаемых,

- лицензионных документов,

- учетных документов по всем видам геологической изученности

необходимо использовать существующие формы представления данных (бланки), разработанные «Росгеолфондом» для соответствующих баз данных.

1.9. Информация на МНЗ должна быть документированной. Текстовая и вынесенная в отдельные файлы иллюстративная части отчетов, а также графические приложения переводятся на МНЗ раздельно и представляются комплектно. Имена каталогов, вложенных папок, текстовых и графических файлов на МНЗ должны соответствовать именам (номерам) книг, папок отчета и их составляющих в соответствии с Содержанием и Списками рисунков, таблиц, текстовых и графических приложений.

1.10. Картографические материалы должны иметь четкую координатную привязку, а также указания на использованную картографическую проекцию (или prj.-файл - для векторных карт, слоев).

1.11. Цифровые графические приложения, созданные в векторных форматах, передаются с полным комплектом файлов векторных слоев (тем, покрытий) и связанных с ними атрибутивных данных, а также макетами печати карт, с указанием пути к рабочему каталогу (проекту) карты и описью слоев (тем). Дополнительно макет карты передается и в растровом виде. Передача векторной графики только в растровом виде не допускается.

1.12. Передаваемые на МНЗ векторные карты (слои), составленные с использованием исключительных или мало распространенных графических программных средств, должны быть представлены и в обменных форматах (gen/gpn или shp, mif/mid).

1.13. При архивировании данных предпочтительнее использовать архиваторы Zip, Rar, Arj. В случае использования иных программных средств, передача архивированных данных должна осуществляться в форматах, согласованных с «ТФИ». В составе архива не должно быть вложенных архивов.

2. Оформление и контроль машинных носителей

2.1. Количество экземпляров МНЗ с цифровыми материалами должно соответствовать количеству передаваемых экземпляров отчета на бумаге.

2.2. В отчет в качестве приложения должна включаться заполненная Ведомость МНЗ (см. Прил. 1). Другой экземпляр заполненной Ведомости МНЗ направляется в «ТФИ» непосредственно с самим машинным носителем, отчетом и сопроводительным письмом.

2.3. Ведомость МНЗ составляется на каждый МНЗ каждого экземпляра отчета. Заполнение Ведомости МНЗ сведениями производится передающей организацией (пример заполнения показан в Приложении 3).

2.4. Документы, имеющие ограничительный гриф «С» и выше, должны быть записаны на отдельном МНЗ.

2.5. С целью унификации Ведомости МНЗ для ее составления рекомендуется пользоваться программой Saver21.exe (прилагается на дискете в одноименном файле). Порядок работы с этой программой изложен в Инструкции пользователя (прилагается в файле Saver.doc).

2.6. Для каждого экземпляра документа (отчета), на каждый МНЗ составляется Этикетка (см. Прил. 2), которая помещается (приклеивается) на нерабочую часть МНЗ. В этикетке графы «Регистр. № МНЗ» и «Дата регистрации» заполняются работником «ТФИ» в процессе регистрации, остальные – передающей стороной (см. Прил. 3).

2.7. Поступающие в «ТФИ» магнитные носители подлежат обязательному входному контролю специалистами «ТФИ» (компьютерно-информационный отдел).

2.8. После проведения вирусного контроля МНЗ и входного контроля данных на читаемость (раскрываемость) текстовых и графических файлов и их общее соответствие отчетным материалам, МНЗ передается в отдел фондов «ТФИ» для регистрации в журнале и заполнения оборотной стороны Ведомости МНЗ. После этого копия заполненной Ведомости МНЗ возвращается в передающую организацию как документ, подтверждающий получение МНЗ на хранение в фонд..

2.9. В случае обнаружения несоответствий в содержании МНЗ и отчета, нечитаемости МНЗ или отдельных файлов, неправильного оформления Ведомости МНЗ или других несоответствий требованиям настоящего Регламента, специалистами «ТФИ» составляется дефектная ведомость, которая с уведомлением направляется в передающую организацию для устранения недостатков.

2.10. При приеме МНЗ в «ТФИ» производится снятие резервных копий (дубликатов) МНЗ. Отметки о снятии копий делаются работником «ТФИ» в соответствующей графе Ведомости МНЗ (см. Прил. 3).

2.11. Порядок проведения входного контроля МНЗ, снятия резервных копий, их учета и хранения МНЗ в «ТФИ» производятся в соответствии с «Методическими рекомендациями по учету, хранению и передаче фондовой информации на машинных носителях» (Росгеолфонд, 1997).

Приложение1
 

Ведомость МНЗ (лицевая сторона) 

Заполняется передающей стороной

 

Дата передачи

Ограничительныйгриф

Наименование передающей организации

 

 

 

 

Характеристика МНЗ

Вид МН

Емкость МН,
 М
b

Номер тома

Общее количество томов

Формат представленных данных

Тип используемого архиватора

 

 

 

 

 

 

 

Характеристика документов

Кол-во файлов

Имя файла (папки)

Описание файла (папки)

Размер файла (папки), Кb

Используемые ПС, версия

до архива-ции

после архива-ции

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

Удостоверение подписи

 

 

Составил

Проверил

Утвердил

Должность

 

 

 

Фамилия

 

 

 

Подпись

 

 

 

                              Ведомость МНЗ (оборотная сторона)

Заполняется принимающей стороной

Регистрационный номер МНЗ

Дата регистрации МНЗ

Отметка о снятии копий

Место хранения копий

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Наличие изменений к данному МНЗ

Дата изменения

Наименование документа

Регистрационный  номер извещения  об изменении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Зарегистрировал

Проверил

Принял

Должность

 

 

 

Фамилия

 

 

 

Подпись

 

 

 


Приложение 2

Этикетка МНЗ

Организация -изготовитель

 

Название документа

 

Ограничит. гриф

 

Дата изготовления

 

Регистр. № МНЗ

Дата регистрации

 

 

 

Приложение 3

Пояснения к оформлению Ведомости МНЗ и Этикетки

Сопроводительным документом при передаче машинного носителя с записью на хранение служит Ведомость МНЗ (Прил.2), которая должна быть оформлена лицом, непосредственно занимавшимся изготовлением данного МНЗ.

3.1. Заполнение ведомости передающей стороной

Изготовитель МНЗ заполняет все графы на лицевой стороне ведомости, которые находятся под заголовком “Заполняется передающей стороной”.

В графе “Наименование передающей организации” указывается полное название передающей организации.

В графе “Дата передачи” указывается число,  месяц и год заполнения ведомости.

В графе “Ограничительный гриф” проставляется сокращенное обозначение грифа: ДСП, С, СС, конфиденциально, КТ.

В графе “Вид МН” указывается сокращенное обозначение носителя: МЛ, ГМД, ОД, МОД.

В графе “Емкость МН” указывается полная емкость соответствующего МН в мегабайтах.

В графе “Номер тома” проставляется номер тома, описываемого данной ведомостью МНЗ. Графа заполняется в случае записи одного документа (например, отчета о ГРР) на нескольких машинных  носителях.

В графе “Общее количество томов” указывается общее количество томов, на которых записан данный документ. Графа заполняется в случае записи одного документа на нескольких машинных носителях.

В графе “Формат представления данных” указывается формат файла данных на МН.

Например:     текстовых - MS Word и т.д.

                       графических - PCX, TIF, GEN/GPN, MIF/MID и т.д.

                       база данных - dbf, db и т.д.

                       электронная таблица – MS Excel.

Примечание: для текстовой информации желательно указывать используемый шрифт.

В графе “Тип используемого архиватора” указывается название программы-архиватора, если материал представляется в заархивированном виде. В противном случае в графе ставится прочерк (рекомендуется использовать архиваторы: pkzip, arj, pkarc, rar).

В графе “Название документа” кратко перечисляются все названия документов, записанных на данном МН.

Например: паспорта ГКМ, лицензионные паспорта, баланс запасов нефти и т.д.

В графе “Количество документов” указывается количество документов соответствующего вида на данном МНЗ.

В графе “Имя файла” указывается название файла, в котором содержатся соответствующие документы. В случае передачи информации в заархивированном виде указывается имя архива.

В графе “Размер файла до архивации” проставляется объем соответствующего файла в неархивированном виде, в КБ.

В графе “Размер файла после архивирования” указывается объем архива, если информация передается в заархивированном виде,  в КБ.

В графе “Используемые программные средства” указывается название программных средств, с помощью которых был  сформирован соответствующий файл на МН. В случае использования ПС, разработанных Росгеолфондом, делается запись: “ПС Росгеолфонда”, в этом случае данные должны передаваться во внутренних форматах баз данных. Если используются другие программные средства, то указывается их название.

В графе “Версия ПС” указывается версия (код) соответствующих программных средств, используемых для создания передаваемого файла.

В графе “Удостоверяющие подписи” должны содержаться реквизиты и подписи как сотрудника, ответственного за подготовку данного МНЗ, так и руководителя передающей организации.

3.2. Заполнение Ведомости МНЗ принимающей стороной

После проведения входного контроля информации на МНЗ и проверки правильности заполнения этикетки и лицевой стороны Ведомости в «ТФИ» заполняется оборотная сторона Ведомости МНЗ. Заполнение Ведомости производится, если в процессе входного контроля не выявлены существенные ошибки, и данный МНЗ может быть принят. В противном случае МНЗ не принимается, а отправляется обратно вместе с уведомлением об ошибках с их кратким описанием (дефектной ведомостью).

В случае принятия МНЗ на хранение и заполнения оборотной стороны Ведомости МНЗ с нее делается копия и высылается в адрес передающей стороны. Копия Ведомости служит подтверждающим документом о принятии МНЗ на хранение.

В графе “Регистрационный номер МНЗ” принимающая сторона проставляет порядковый номер МНЗ данного типа. Различные типы МНЗ учитываются отдельно, поэтому регистрационные номера присваиваются каждому типу носителей отдельно в порядке их поступления.

В графе “Дата регистрации МНЗ” указывается число, месяц и год регистрации данного носителя.

В графе “Отметка о снятии копий” работник библиотеки машинных носителей
»ТФИ» делает отметку о снятии резервной копии (дубликата), а в случае, если МНЗ должен быть передан в другие подразделения принимающей организации для обработки, в той же графе делается отметка о снятии рабочих копий. Изготовление дубликата обозначается буквой “Д”, а снятие рабочих копий - буквой “К”.

В графе “Место хранения копий” указываются подразделения (или лица), в которые (которым) были переданы рабочие копии МН.

Место хранения дубликата может не указываться, т.к. хранилище резервных копий (дубликатов), как правило, является единым для всей организации, работающей с машинными носителями.

Примечание: Записи в графах “Отметка о снятии копий” и “Место хранения копий”

                 делаются    по  мере   копирования  подлинника   носителя   в  процессе

                 обработки информации.   В момент  регистрации  МН  в обязательном

                 порядке делается только его дубликат.

При регистрации должны  заполняться реквизиты и подписи лиц, регистрирующего, проверяющего и принимающего МНЗ на хранение.

В процессе регистрации полученного МНЗ графы об изменениях не заполняются.

Информация в раздел “Наличие изменений к данному МНЗ” вносится из “Извещения об изменениях» в случае его поступления.

 

 Оформление этикетки МНЗ

Передающая организация должна заполнить четыре первые графы на этикетке.

В графе “Организация-изготовитель” указывается наименование передающей организации.

В графе “Название документа” кратко перечисляются документы, записанные на данном МНЗ.

Например: “Паспорта ГКМ”, “Баланс железных руд” и т.д.

В графе “Ограничительный гриф” проставляется гриф записанных на МНЗ документов.

Например: СС, С, ДСП, конфиденциально, КТ.

В графе “Дата изготовления” указывается число,  месяц и год подготовки документа на носителе.

Примечание. Документы,  имеющие гриф “С” и выше, должны быть записаны на отдельном носителе.

Пятая и шестая графы этикетки заполняются принимающей стороной при приеме МНЗ.


Магнитные ленты используются только при передаче записей сейсмических данных